Tue Jun 26, 2012 8:07 pm
I- KHÁI QUÁT VỀ PHÂN LOẠI, KHUNG PHÂN LOẠI TÀI LIỆU
1. Phân loại là khái niệm được sử dụng rất phổ biến trong các lĩnh vực hoạt động của xã hội loài người. Phân loại là dựa vào những dấu hiệu giống nhau và khác nhau để phân chia, sắp xếp các sự vật, hiện tượng trong tự nhiên, xã hội theo một trật tự nhất định. Chính vì vậy, phân loại là chìa khoá giúp cho loài người nhận biết được thế giới.
Qua phân loại, loài người tổ chức được các sự vật, vật chất, hiệt tượng, con người, động vật, thực vật,… thành các lớp. Lớp chính là một tập hợp các đơn vị, thành tố có chung một, hoặc một số đặc điểm, ví dụ sắt, đồng chì, kẽm có chung đặc đặc điểm là kim loại. Cơ sở để chia lớp là những đặc tính giống nhau của sự vật và hiện tượng. Dựa vào phương pháp đó, người ta có thể phân chia tiếp theo thành các lớp con hoặc phân lớp khác nhau của một trật tự đẳng cấp.
Trong quá trình phân loại, ta cần phân biệt phân loại tự nhiên và phân loại nhân tạo. Phân loại tự nhiên là dựa vào đặc điểm vốn có của sự vật và hiện tượng để phân loại. Phân loại nhân tạo là kiểu phân loại theo mục đích sử dụng của loài người.
2. Khung phân loại ám chỉ việc phân loại đã được thu gọn hoặc phản ánh vào một giản đồ, bảng (Scheme, Table) nhất định theo chủ ý của người phân loại. Giới hạn đó rất đa dạng, ví dụ phân loại các ngành khoa học có thể đưa ra kết quả là:
- Khoa học tự nhiên
- Khoa học xã hội và
- Khoa học ứng dụng.
Phân loại hình thức giao thông vận tải được kết quả là:
- Vận tải trên đất liền
- Vận tải đường thuỷ
- Vận tải đường không.
Phân loại ngành tư liệu nghiên cứu có:
- Thư viện
- Lưu trữ
- Bảo tàng
- Khảo cổ…
Tất cả các dẫn giải nêu trên phần nhiều thể hiện những bảng, giới hạn phân loại các ngành hoạt động trong xã hội và chúng đều có nguồn gốc từ phân loại khoa học.
3. Khung phân loại tài liệu khác với khung phân loại đã dẫn ở chỗ, công việc phân loại gắn liền với giá trị vật phẩm trí tuệ của con người, đó là tài liệu. Tài liệu, sản phẩm thư viện, hoặc tài liệu lưu trữ vừa là kết quả hoạt động của con người, vừa là phương tiện không thể thiếu được cho các hoạt động đó. Các khung phân loại tài liệu đã có trong lịch sử từ khởi nguồn đến hiện đại thường được áp dụng phổ biến cho các thư viện hoặc tư liệu nghiên cứu tổng hợp. Trong công tác lưu trữ, các khung phân loại chuyên cho tài liệu lưu trữ không được xây dựng phổ biến, vì nguyên tắc nổi trội trong việc tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ là nguyên tắc xuất xứ. Theo nguyên tắc này, tài liệu lưu trữ được thu thập, quản lý theo các phông riêng biệt. Việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cũng phần nhiều tra tìm trên các công cụ được xây dựng theo các phông lưu trữ với các mục lục hồ sơ. Khi có yêu cầu tra tìm tài liệu theo chuyên đề xuyên phông, thì Khung phân loại thông tin tài liệu lưu trữ có vai trò tích cực hơn và thay thế cho khung phân loại tài liệu. Nhưng một số nước, đặc biệt là các nước châu âu, đã xây dựng các khung phân loại tài liệu có cả chức năng phân loại thông tin trong đó. Riêng ở nước ta, Khung phân loại Paul Boudet cũng đã đáp ứng yêu cầu này.
1. Phân loại là khái niệm được sử dụng rất phổ biến trong các lĩnh vực hoạt động của xã hội loài người. Phân loại là dựa vào những dấu hiệu giống nhau và khác nhau để phân chia, sắp xếp các sự vật, hiện tượng trong tự nhiên, xã hội theo một trật tự nhất định. Chính vì vậy, phân loại là chìa khoá giúp cho loài người nhận biết được thế giới.
Qua phân loại, loài người tổ chức được các sự vật, vật chất, hiệt tượng, con người, động vật, thực vật,… thành các lớp. Lớp chính là một tập hợp các đơn vị, thành tố có chung một, hoặc một số đặc điểm, ví dụ sắt, đồng chì, kẽm có chung đặc đặc điểm là kim loại. Cơ sở để chia lớp là những đặc tính giống nhau của sự vật và hiện tượng. Dựa vào phương pháp đó, người ta có thể phân chia tiếp theo thành các lớp con hoặc phân lớp khác nhau của một trật tự đẳng cấp.
Trong quá trình phân loại, ta cần phân biệt phân loại tự nhiên và phân loại nhân tạo. Phân loại tự nhiên là dựa vào đặc điểm vốn có của sự vật và hiện tượng để phân loại. Phân loại nhân tạo là kiểu phân loại theo mục đích sử dụng của loài người.
2. Khung phân loại ám chỉ việc phân loại đã được thu gọn hoặc phản ánh vào một giản đồ, bảng (Scheme, Table) nhất định theo chủ ý của người phân loại. Giới hạn đó rất đa dạng, ví dụ phân loại các ngành khoa học có thể đưa ra kết quả là:
- Khoa học tự nhiên
- Khoa học xã hội và
- Khoa học ứng dụng.
Phân loại hình thức giao thông vận tải được kết quả là:
- Vận tải trên đất liền
- Vận tải đường thuỷ
- Vận tải đường không.
Phân loại ngành tư liệu nghiên cứu có:
- Thư viện
- Lưu trữ
- Bảo tàng
- Khảo cổ…
Tất cả các dẫn giải nêu trên phần nhiều thể hiện những bảng, giới hạn phân loại các ngành hoạt động trong xã hội và chúng đều có nguồn gốc từ phân loại khoa học.
3. Khung phân loại tài liệu khác với khung phân loại đã dẫn ở chỗ, công việc phân loại gắn liền với giá trị vật phẩm trí tuệ của con người, đó là tài liệu. Tài liệu, sản phẩm thư viện, hoặc tài liệu lưu trữ vừa là kết quả hoạt động của con người, vừa là phương tiện không thể thiếu được cho các hoạt động đó. Các khung phân loại tài liệu đã có trong lịch sử từ khởi nguồn đến hiện đại thường được áp dụng phổ biến cho các thư viện hoặc tư liệu nghiên cứu tổng hợp. Trong công tác lưu trữ, các khung phân loại chuyên cho tài liệu lưu trữ không được xây dựng phổ biến, vì nguyên tắc nổi trội trong việc tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ là nguyên tắc xuất xứ. Theo nguyên tắc này, tài liệu lưu trữ được thu thập, quản lý theo các phông riêng biệt. Việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cũng phần nhiều tra tìm trên các công cụ được xây dựng theo các phông lưu trữ với các mục lục hồ sơ. Khi có yêu cầu tra tìm tài liệu theo chuyên đề xuyên phông, thì Khung phân loại thông tin tài liệu lưu trữ có vai trò tích cực hơn và thay thế cho khung phân loại tài liệu. Nhưng một số nước, đặc biệt là các nước châu âu, đã xây dựng các khung phân loại tài liệu có cả chức năng phân loại thông tin trong đó. Riêng ở nước ta, Khung phân loại Paul Boudet cũng đã đáp ứng yêu cầu này.